SchoolSoft

Information enligt GDPR

maj 25, 2018 | aktuellt

Information är en av Stiftelsen Stockholms Folkhögskolors viktigaste tillgångar och förutom den information som vi äger själva, hanterar vi dagligen information som ägs av våra intressenter såsom uppdragsgivare, leverantörer och andra samarbetspartners. Stiftelsen strävar efter att all information, oavsett vem som äger den, ska hanteras på ett kontrollerat, säkert och strukturerat sätt enligt GDPR – General Data Protection Regulation eller Dataskyddsförordningen.

Dataskyddsombud och personuppgiftssamordnare

Stiftelsen Stockholms Folkhögskolor är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter i de verksamheter som bedrivs av stiftelsen tre folkhögskolor: Sundbybergs folkhögskola, Skarpnäcks folkhögskola och Södra Stockholms Folkhögskola.

För dig som är registrerad

Varför behöver vi dina personuppgifter?

Personuppgifter som Stiftelsen Stockholms Folkhögskolor eller någon av våra tre folkhögskolor får av dig, vårdnadshavare, myndighet eller som vi på annat sätt hämtar in, behandlas för att vi ska kunna fullgöra och administrera våra rättsliga skyldigheter som att uppfylla styrande myndigheters krav, följa ingångna avtal eller för att vi ska kunna ge dig bra service. Personuppgifter kan även komma att användas för statistiska ändamål och för utveckling och analys av stiftelsens verksamhet.

Uppgifter som namn, personnummer, adress och e-postadress finns i vårt skoladministrativa system Schoolsoft. Vi använder det som deltagarregister för att administrera dina studier hos oss. E-post och telefonnummer används för att kunna informera dig, svara på dina frågor eller synpunkter. Personnummer används för statistik och är ett villkor för statsbidrag till våra kurser inom folkbildningsverksamhet. Vi är i vissa fall även skyldiga att lämna uppgifter till myndigheter enligt lag och avtal.

I vissa uppdragsverksamheter lämnar våra folkhögskolor information till tredje part utifrån uppdrag och myndighetsutövning såsom kommunala/regionala bidragsgivare. I övrigt så lämnar Stiftelsen Stockholms Folkhögskolor eller våra folkhögskolor aldrig ut personuppgifter till tredje part.

Hur samlas personuppgifter in och hur lagras de?

Personuppgifter samlas in genom till exempel webbformulär, mail, ansökningar på papper och genom telefonsamtal. Uppgifterna kan även kompletteras med information från offentliga register och myndigheter.

Är du, eller har varit, deltagare hos oss, lagras dina uppgifter bara så länge som krävs för att våra folkhögskolor ska kunna administrera utbildningar/kurser eller så länge som vi måste lagra dem enligt lag/avtal. Därefter raderas de enligt gällande gallringsrutin. Vi raderar inte personuppgifter när det finns ett legalt krav att lagra dem, till exempel enligt gällande bokföringsregler. Vi använder avidentifierad information för statistiska ändamål, verksamhetsplanering och kursutveckling.

Vilka rättigheter har du som registrerad?

  • Du har rätt att få veta vilka personuppgifter vi har om dig. Om de är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att de rättas eller tas bort. Du kan kostnadsfritt begära registerutdrag på de personuppgifter vi har om dig. Stiftelsen Stockholms Folkhögskolor och våra tre folkhögskolor har enbart tillgång till personuppgifter som behövs för folkhögskolornas egna verksamheter och inte personuppgifter som finns hos andra myndigheter och företag.
  • Du har även rätt att få information om vilka rättsliga grunder vi stödjer oss på, hur länge vi kommer att spara dina uppgifter, vem som har tillgång till informationen och att få dina uppgifter hos oss raderade om det inte finns rättsliga skäl som gör att vi tvingas lagra uppgifterna.
  • Du kan få en sammanställning av alla uppgifter vi har om dig och du kan även invända mot det sätt vi använder dina personuppgifter.
  • Du har rätt att begära begränsning av användning av vissa av dina personuppgifter, du kan få återkalla ditt samtycke och överklaga till relevant tillsynsmyndighet.
  • I det fall information som vi sparat om dig ska behandlas i ett annat syfte än vid insamlingstillfället, kommer vi att informera dig om detta.

2018-05-25

Pethra Bixo Larsson,

Rektor, Sundbybergs folkhögskola